Fonctionnement du registre des places d'apprentissage
Le registre des places d'apprentissage (RPA) est une application web qui sert à collecter, gérer et mettre à disposition pour publication sur https://orientation.ch les données relatives aux places d'apprentissage ouvertes et aux entreprises formatrices des cantons :
- Les cantons saisissent leurs places d'apprentissage dans leurs applications cantonales spécialisées telles qu'Escada, Kompass ou d'autres systèmes. Les autorisations de former, les places d'apprentissage ouvertes et les données des entreprises formatrices y sont gérées.
- Conformément à la directive sur l'échange de données 3.07a, les cantons livrent quotidiennement leurs données complètes sous forme de fichiers CSV au RPA. À l'avenir, des notifications de mutations au format XML selon eCH-0260 seront transmises.
- Le RPA traite automatiquement les données livrées pendant la nuit et effectue des contrôles de validation.
- Après le traitement, un fichier ACK (fichier d'acquittement) est généré et envoyé le matin aux personnes définies dans le système. Ce fichier indique au niveau de l'enregistrement quels enregistrements n'ont pas pu être importés et pourquoi. Un fichier ACK vide signifie une concordance complète des données entre la livraison et le RPA.
- Toutes les annonces de places d'apprentissage ayant le statut « Status publication oui » dans le RPA sont automatiquement publiées sur https://orientation.ch.
Responsabilités et processus de contrôle
Responsabilité cantonale :
- Vérification quotidienne du fichier ACK et correction des erreurs dans les systèmes sources
- Les corrections directes dans le RPA ne sont pas judicieuses, car la prochaine livraison complète écrasera toutes les modifications manuelles
Rôle du CSFO :
- Contrôles par sondage sporadiques
- Information des cantons en cas d'erreurs nombreuses et remarquables
Débogage :
- Les responsables cantonaux peuvent se connecter au RPA afin de comparer directement les états des données entre le système cantonal et le RPA.
- Un accès peut être demandé auprès de gestion-de-donnes(at)csfo.ch pour les personnes des offices cantonaux de la formation professionnelle.
Causes des places d'apprentissage non publiées
Si des places d'apprentissage sont présentes dans le système cantonal mais n'apparaissent pas sur https://orientation.ch :
Enregistrement non inclus dans la livraison de données
- L'enregistrement n'a pas été livré par le système cantonal au RPA
- Si la cause ne peut être déterminée, contact avec le fournisseur du système (p. ex. Abraxas/IGIB pour Kompass, JCS pour Escada)
Enregistrement n'a pas pu être importé
- L'enregistrement a été livré mais n'a pas été accepté par le RPA
- Les raisons sont documentées dans le fichier ACK (p. ex. numéro de profession invalide)
Conditions de publication non remplies
Pour les places d'apprentissage, les conditions suivantes doivent être remplies :
- L'autorisation de former correspondante a été traitée/importée avec succès
- Au moins une place d'apprentissage ouverte est disponible (nombre > 0)
- La date du jour se situe dans la période de publication
Pour les stages d'orientation, les conditions suivantes doivent être remplies :
- L'autorisation de former correspondante a été traitée/importée avec succès
- Aucun blocage LEFI (blocage de la publication dans le registre des entreprises formatrices) n'est actif
Numéros de profession et variantes
Structure :
L'identification d'un enregistrement se compose du code LBX et d'une combinaison du numéro de profession et de la variante CSFP. Le répertoire pertinent de toutes les professions est le Profession Service (voir ci-dessous).
Validité :
Pour qu'une autorisation de former puisse être importée par le RPA, elle doit se référer à une profession valide avec un numéro de profession/variante correct. Les places d'apprentissage ne peuvent être publiées que pour des professions qui sont considérées comme « lena-relevant » selon le Profession Service.
Profession Service :
Ce service technique du CSFO fournit des informations sur toutes les professions de la formation professionnelle initiale réglementées au niveau fédéral (désignations trilingues, numéros de profession, validités, etc.) et est la référence centrale pour toutes les professions valides dans le RPA. Les données sont consultables publiquement sur : https://profession.sdbb.ch/ (documentation sur https://www.csfo.ch/gestion-de-donnees/services/profession-service)
Réformes professionnelles et délais de transition
Si une profession A est remplacée par une profession B et qu'un délai de transition (p. ex. jusqu'au 31.12.2025) s'applique :
Pendant le délai de transition :
- Le RPA accepte les deux numéros de profession A et B (ancien et nouveau) pour les places d'apprentissage avec début d'apprentissage futur
- Les livraisons avec l'ancien numéro (A) sont automatiquement converties vers le nouveau numéro (B)
- La place d'apprentissage apparaît sur https://orientation.ch avec les informations du nouveau numéro de profession (B)
- Les cantons ont le temps d'adapter leurs données de base
Après l'expiration du délai de transition :
- Le RPA n'accepte plus que le nouveau numéro de profession (B)
- Les livraisons de données avec l'ancien numéro (A) sont rejetées
- Les enregistrements rejetés apparaissent dans le fichier ACK avec message d'erreur
Moment recommandé pour la conversion :
Les cantons devraient adapter leurs données de base de manière anticipée, dès que :
- La nouvelle profession (B) est saisie dans le Profession Service (processus voir https://www.csfo.ch/gestion-de-donnees/services/profession-service/processus)
- Le fichier ACK donne des indications sur la prochaine conversion
- Des informations ont été communiquées via la Newsletter Échange de données formation professionnelle (https://www.csfo.ch/gestion-de-donnees/services/echange-de-donnees/newsletter)
Important : Il n'y a pas de suppression automatisée des annonces de places d'apprentissage. Le RPA importe tous les enregistrements contenus dans la livraison de données. Si des enregistrements ne sont plus ou sont mal livrés, ils ne sont plus publiés et sont enregistrés dans le RPA avec le statut « supprimé ».
Comparaison et contrôle des données
https://orientation.ch n'offre pas d'export de données direct pour les cantons. Le RPA fournissant toutefois la base de données, les responsables cantonaux peuvent se connecter au RPA et y :
- Consulter et exporter l'état actuel des données
- Comparer les états des données avec leur système cantonal
- Comprendre quelles places d'apprentissage sont publiées
Cela est plus efficace que des comparaisons manuelles entre les systèmes cantonaux et https://orientation.ch.
Règles pertinentes pour la bourse des places d'apprentissage (LENA)
Selon la formulation des ordonnances sur la formation professionnelle initiale, il existe trois types de domaines spécifiques:
- «Le domaine spécifique est défini par l’entreprise formatrice avant le début de la formation professionnelle initiale.»
ou variante : «Le domaine spécifique est inscrit dans le contrat d’apprentissage.» - «Le domaine spécifique est défini par l’entreprise formatrice avant le début de la formation professionnelle initiale. Il est indiqué lors de l’inscription à la procédure de qualification.»
- «Le domaine spécifique choisi est indiqué lors de l’inscription à la procédure de qualification.»
La CSFP et la CDOPU ont décidé que seul le domaine spécifique désigné sous 1. ci-dessus est saisi comme pertinent pour la bourse des places d'apprentissage («lenaRelevant» =1). Cela signifie qu’aucune place d’apprentissage ne peut être saisie pour les domaines spécifiques décrits sous 2. Et 3. («lenaRelevant» =0); dans ce cas, les places d’apprentissage doivent être saisies sous la profession principale («parent»).
Liste de contrôle pour le dépannage
Si une place d'apprentissage est active dans le système cantonal mais n'apparaît pas sur https://orientation.ch :
- L'enregistrement est-il signalé comme erreur dans le fichier ACK ?
- L'enregistrement est-il présent dans le RPA ?
- Si non : L'enregistrement est-il contenu dans la livraison de données ? → Contact avec le fournisseur du système
- Au moins une place d'apprentissage ouverte est-elle disponible (nombre > 0) ?
- L'annonce se situe-t-elle dans le délai de publication ?
Important : Sans place d'apprentissage ouverte, rien n'est publié sur https://orientation.ch, même si l'autorisation de former a été importée dans le RPA.